Ausgabenkontrolle: kostenlose Excel Vorlage - Gratis

1. Schritt 1 — Öffne das Tabellenblatt Ausgaben. Die Zeilen 2 bis 101 sind für die laufende Erfassung vorbereitet; Eingaben erfolgen in gelb markierten Feldern.
2. Schritt 2 — Trage Datum, Mitarbeiter/in, Ort, Kategorie, Beschreibung und Lieferant ein. Wähle Kategorien wie Büromaterial, Reisekosten oder Software aus der Liste.
3. Schritt 3 — Erfasse den Netto-Betrag und wähle 7 % oder 19 % als USt-Satz. Bei 129,00 € netto und 7 % entstehen automatisch 9,03 € USt und 138,03 € brutto.
4. Schritt 4 — Ergänze Zahlungsart, Kostenstelle, Beleg vorhanden und gegebenenfalls eine Bemerkung. Für Beleg vorhanden stehen Ja und Nein zur Verfügung.
5. Schritt 5 — Passe im Blatt Übersicht die Budgets in B16:B24 an. Für Büromaterial sind beispielhaft 125,00 € und für Büromiete 400,00 € hinterlegt.
6. Schritt 6 — Prüfe im Blatt Übersicht Gesamtausgaben, Budgetüberschreitungen, Kategorien, Zahlungsarten und Monatswerte. Negative Abweichungen werden im Eingabeblatt rot hervorgehoben.
7. Schritt 7 — Lies bei Änderungen oder zusätzlichen Daten das Blatt Hinweise. Für mehr als 100 Vorgänge kopierst du die letzte vorbereitete Zeile, damit Formeln und Formatierungen erhalten bleiben.

Die zentrale Rechenlogik beginnt mit dem Nettobetrag und dem USt-Satz. Bei einer Büromaterialrechnung über 84,90 € netto mit 19 % ergibt sich ein USt-Betrag von 84,90 € × 0,19 = 16,13 €. Das Tabellenblatt Ausgaben addiert anschließend 84,90 € + 16,13 € und weist 101,03 € als Brutto (€) aus.

Von der Eingabe zum Budgetstatus

Für jede Kategorie holt die Datei das Budget aus dem Blatt Übersicht. Steht dort für Büromaterial ein Monats- oder Planwert von 125,00 €, berechnet die Zeile eine Abweichung von 125,00 € − 101,03 € = 23,97 €. Der Status lautet dann Im Budget; bei einer Bruttoausgabe von 140,00 € wäre die Abweichung −15,00 € und der Status Budget überschritten.

In den Berechnungsfeldern arbeiten unter anderem WENN, SUMME, ZÄHLENWENN, SUMMEWENN und SVERWEIS. Leere Zeilen bleiben leer, statt falsche Nullen zu erzeugen. Das ist für die Zeilen 2 bis 101 wichtig, weil die Tabelle bereits mit 100 Formelsätzen vorbereitet ist.

Was die Übersicht daraus macht

Angenommen, drei Vorgänge betragen brutto 101,03 €, 138,03 € und 58,31 €. Die Gesamtausgaben liegen dann bei 297,37 €, der Durchschnitt bei 99,12 € und die Anzahl bei 3. Die Übersicht trennt zusätzlich 273,90 € netto und 23,47 € USt und zählt Budgetüberschreitungen über den Status.

Abbildung 1 zeigt diese Rechenkette direkt in den Spalten H bis P. Abbildung 2 verdichtet sie in Kennzahlen, Kategorieauswertung, Zahlungsarten und Monatswerten; die drei Diagramme greifen auf diese berechneten Bereiche zu.

Der USt-Regelsatz beträgt in Deutschland 19 %, der ermäßigte Satz 7 % nach § 12 UStG. In der Vorlage wählst du deshalb genau diese beiden Werte aus. Eine Bahnleistung über 129,00 € netto mit 7 % führt zu 9,03 € USt und 138,03 € brutto; bei 19 % wären es 24,51 € USt und 153,51 € brutto.

Netto, Vorsteuer und Brutto sauber trennen

Für ein vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen ist die Summe USt in der Übersicht nicht automatisch die endgültige Zahllast. Bei 1.000,00 € Ausgangs-USt und 190,00 € abziehbarer Vorsteuer ergäbe sich rechnerisch 810,00 € Zahllast. Die Datei weist jedoch nur die in den Ausgaben erfasste USt aus; eine Umsatzsteuer-Voranmeldung, Ausgangsrechnungen und die Prüfung nach § 15 UStG sind nicht enthalten.

Die USt-IdNr besteht aus DE plus 9 Ziffern, während die Steuernummer des Unternehmens ein anderes Merkmal ist. Für die Ablage einer Eingangsrechnung bleiben Pflichtangaben wie Name und Adresse des Lieferanten, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Entgelt, Steuersatz und USt-Betrag nach § 14 UStG relevant. Das Feld Beleg vorhanden dokumentiert nur, ob der Nachweis abgelegt wurde.

Kleinunternehmer und Aufbewahrung

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist grundsätzlich keine USt aus und hat regelmäßig keinen Vorsteuerabzug. Die Datei kann trotzdem zur Bruttokontrolle genutzt werden, aber ein eingetragener USt-Satz von 19 % würde das tatsächliche Verfahren falsch abbilden.

Geschäftliche Belege gehören in eine nachvollziehbare Ablage. Für steuerlich relevante Unterlagen gelten je nach Dokument regelmäßig 6 oder 10 Jahre nach § 147 AO; die Excel-Datei selbst ist kein GoBD-konformes Archiv. Namen und Orte in den Spalten Mitarbeiter/in und Ort sind personenbezogene Daten und nach DSGVO zweckgebunden zu behandeln.

Der teuerste Fehler ist eine uneinheitliche Eingabe. Wenn eine Rechnung über 119,00 € brutto fälschlich als 119,00 € netto eingetragen wird, berechnet die Datei bei 19 % weitere 22,61 € USt und zeigt 141,61 € brutto. Bei zehn solchen Vorgängen wären die Ausgaben um 226,10 € zu hoch ausgewiesen.

Falscher USt-Satz, falsche Entscheidung

Bei einer Bahnfahrt über 129,00 € netto macht die Wahl von 19 % statt 7 % einen Unterschied von 15,48 € beim USt-Betrag aus: 24,51 € statt 9,03 €. Über 20 vergleichbare Vorgänge summiert sich die Abweichung auf 309,60 €. Die Auswahlliste im Feld USt-Satz reduziert diesen Fehler, ersetzt aber nicht den Blick auf den Rechnungsbeleg.

Kategorien nicht nachträglich verwässern

Eine Softwarelizenz von 49,00 € gehört nicht einmal zu Software und einmal zu Verwaltung, wenn du die Kategorieauswertung vergleichen möchtest. Bei sechs Lizenzen zu je 49,00 € entstehen sonst zwei scheinbar getrennte Summen von 147,00 € und 147,00 €, obwohl die tatsächlichen Softwarekosten 294,00 € betragen.

Ein weiterer Fehler ist ein leeres oder falsches Feld Beleg vorhanden. Bei 25 Ausgaben und nur 20 Einträgen mit Ja zeigt die Übersicht eine Belegquote von 80 %. Die Zahl ist keine automatische GoBD-Prüfung, macht aber sichtbar, dass fünf Nachweise fehlen oder noch nicht kontrolliert wurden.

Budget und Abweichung richtig lesen

Die Abweichung ist Budget minus Bruttoausgabe, nicht Budget minus Nettobetrag. Bei 175,00 € Budget und 184,45 € brutto steht deshalb −9,45 € und Budget überschritten, auch wenn der Nettowert von 155,00 € niedriger aussieht. Abbildung 1 macht diese Logik in den Spalten N bis P nachvollziehbar.

Der größte Hebel ist meist nicht der USt-Satz, sondern die Kategorie mit der höchsten Auslastung. Stehen für Büromiete 400,00 € Budget und für Marketing 350,00 € zur Verfügung, während Marketing tatsächlich 420,00 € kostet, liegt die Auslastung bei 120 %. Eine Kürzung um 10 % senkt die Ausgabe um 42,00 € auf 378,00 € und bringt sie auf 108 %.

Budgets an der Realität ausrichten

Trage nicht pauschal ein Monatsbudget ein, wenn die Kategorie saisonal schwankt. Bei 12.000,00 € erwarteten Jahreskosten für Marketing ist ein gleichmäßiger Planwert von 1.000,00 € rechnerisch korrekt; bei 3.000,00 € im ersten Quartal und 9.000,00 € im Restjahr führt er jedoch zu drei scheinbaren Überschreitungen. Die vorhandene Übersicht arbeitet mit den festen Budgets in B16:B24, daher solltest du diese Werte bewusst als Kontrollmaßstab verwenden.

Brutto oder Netto als Steuerungsgröße

Für die Liquidität ist Brutto die bessere Größe, weil 1.190,00 € tatsächlich vom Konto abfließen. Für eine vorsteuerabzugsberechtigte Auswertung kann Netto aussagekräftiger sein: Bei 10 Rechnungen zu 1.190,00 € brutto entsprechen 11.900,00 € Bruttoausgaben 10.000,00 € netto und 1.900,00 € USt. Die Vorlage zeigt beide Größen getrennt, aber das Budget wird gegen Bruttoausgaben geprüft.

• Kategorie: Budgetwerte in Übersicht B16:B24 an tatsächliche Ausgaben anpassen.
• Prozess: Belege zeitnah mit Ja oder Nein markieren, damit die Belegquote nicht erst am Jahresende auffällt.
• Analyse: Zahlungsarten in G16:G19 vergleichen; 2.000,00 € Kartenzahlungen können Gebühren- oder Abrechnungsrisiken sichtbar machen.

Abbildung 2 zeigt die drei Auswertungsdiagramme. Nutze sie zur Priorisierung, aber ändere die Eingabedaten ausschließlich im Blatt Ausgaben und die Budgetwerte in der Kategorieauswertung.