Wofür brauche ich eine Freistellungsauftrag Übersicht in Excel?

Du brauchst sie, wenn du mehrere Banken, Depots oder Tagesgeldkonten hast und den Sparer-Pauschbetrag nicht aus dem Kopf verteilen willst. Bei 4 Instituten und 1.000 € Gesamtfreibetrag wird ohne Übersicht schnell vergessen, wo schon 300 € oder 700 € belegt sind.

Wie berechnet die Vorlage den Restbetrag?

Die Rechnung ist erteilt minus genutzt. Wenn du 750 € freigestellt und 620 € genutzt hast, zeigt die Vorlage 130 € Restbetrag; genau dieser Wert entscheidet, ob auf weitere Erträge noch Spielraum besteht.

Kann ich mehrere Banken in einer Datei verwalten?

Ja, dafür ist die Datei gebaut. Bei 3 Banken, 2 Depots und 1 Tagesgeldkonto kannst du jede Zeile separat erfassen und im Auswertungsblatt die Gesamtsumme prüfen.

Was passiert, wenn ein Auftrag überschritten ist?

Dann zeigt die Übersicht einen negativen Rest oder eine Auslastung über 100 % an. Bei 1.050 € Nutzung auf 1.000 € Auftrag sind 50 € zu viel freigestellt; das ist genau die Stelle, an der du aktiv werden musst.

Ist die Vorlage für Ehepaare geeignet?

Ja, weil der gemeinsame Pauschbetrag 2.000 € beträgt. Mit zwei Depots und je 1.000 € Verteilung kannst du die Gesamtgrenze sauber abbilden, ohne die Einzelbeträge durcheinanderzubringen.

Kann ich die Vorlage auch für mein Tagesgeld und mein Depot nutzen?

Ja, genau dafür ist sie sinnvoll. Wenn auf dem Tagesgeld 400 € und im Depot 600 € freigestellt sind, siehst du in einer Datei sofort die 1.000 € Gesamtsumme und die noch offene Reserve von 0 €.

Steuern & Abgaben

Freistellungsauftrag Übersicht kostenlose Excel Vorlage

Übersicht für Freistellungsaufträge mit Restbetrag, Auslastung und Status je Bank oder Depot für 2026.

21/07/2026

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Captura de tela 1: Aba Freistellungsaufträge - Planilha Excel freistellungsauftrag übersicht excel

Diese Excel-Vorlage ist eine Übersicht für Freistellungsaufträge bei Banken und Depots. Du siehst je Institut, wie viel vom Sparer-Pauschbetrag bereits genutzt ist, wie hoch der Restbetrag noch ist und wo eine Überschreitung droht.

Die Datei enthält ein Tabellenblatt für die Eingabe, ein Auswertungsblatt mit Restbeträgen und Auslastung sowie eine Anleitung. Auf Basis der eingetragenen Werte lassen sich Summen, Prozentwerte und Warnhinweise nachvollziehbar berechnen; bei 1.000 € Freistellungsauftrag und 650 € Nutzung bleiben zum Beispiel 350 € frei.

Gedacht ist die Vorlage für Privatpersonen mit mehreren Konten, Familien mit getrennten Freistellungsaufträgen und Selbstständige, die Privatvermögen sauber getrennt halten wollen. Sie ersetzt keine Steuererklärung und prüft nicht automatisch die steuerliche Korrektheit der Einträge, sondern macht nur sichtbar, wie der verfügbare Betrag verteilt ist.

Die wichtigsten Vorteile dieser Excel-Vorlage

Du siehst auf einen Blick, ob bei einem Institut noch 120 € oder nur noch 12 € Restbetrag verfügbar sind.
Die Auslastung wird als Prozentwert dargestellt, zum Beispiel 65 % bei 650 € Nutzung von 1.000 €.
Mehrere Banken und Depots lassen sich in einer einzigen Liste vergleichen, statt verstreute Notizen zu durchsuchen.
Überziehst du einen Freistellungsauftrag um 50 €, fällt das in der Übersicht sofort auf.
Die Vorlage ist so aufgebaut, dass du Jahreswerte für 2026 direkt nebeneinander prüfen kannst.
Maskierte Kontonummern reduzieren das Risiko, sensible Daten ungeschützt in Excel offenzulegen.
Status- und Hinweis-Spalten machen kritisch genutzte Aufträge schneller erkennbar, etwa bei 480 € von 500 €.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Trage im Blatt Freistellungsaufträge jedes Institut mit Kontoart, Ort und maskierter Konto- oder Depotnummer ein.
Erfasse den erteilten Betrag und den bereits genutzten Betrag je Zeile. Bei 800 € erteilt und 220 € genutzt zeigt dir die Vorlage 580 € Rest.
Prüfe die Spalte Restbetrag und die Auslastung %. So erkennst du sofort, ob ein Auftrag fast voll ist oder noch Luft hat.
Arbeite im Blatt Auswertung die Summen und Warnungen ab. Dort kannst du sehen, wie stark dein Pauschbetrag insgesamt belegt ist.
Nutze die Anleitung, um die Zellbereiche und Formeln nachzuvollziehen, bevor du eigene Institute ergänzt.
Wenn du neue Konten eröffnest oder schließt, passe nur die betroffene Zeile an. So bleibt die Übersicht im Jahr 2026 aktuell.

Captura de tela 2: Aba Auswertung - Planilha Excel freistellungsauftrag übersicht excel — Abbildung 2: Tabellenblatt „Auswertung"

Enthaltene Funktionen

Tabellenblatt Freistellungsaufträge mit Bank, Kontoart, Ort und maskierter Nummer.

Spalte für den erteilten Betrag und den bereits genutzten Betrag je Institut.

Berechnung des Restbetrags pro Zeile auf Basis von erteilt minus genutzt.

Prozentanzeige für die Auslastung des Auftrags im Verhältnis zum Pauschbetrag.

Status- und Hinweis-Spalten für kritische Fälle wie Überziehung oder knappe Reserve.

Auswertungsblatt mit zusammengefassten Werten für die Gesamtübersicht.

Anleitungsblatt mit Erklärung zur Eingabe und zum Lesen der Ergebnisse.

So funktioniert die Berechnung des Restbetrags

Bei einem Freistellungsauftrag ist die zentrale Rechnung simpel: Erteilt minus bereits genutzt ergibt den Restbetrag. Wenn du bei einer Bank 1.000 € hinterlegt hast und 650 € davon schon verbraucht sind, bleiben 350 € übrig; bei 800 € erteilt und 220 € genutzt sind es 580 €.

Wie die Auslastung zustande kommt

Die Auslastung in Prozent berechnet sich aus genutztem Betrag geteilt durch den erteilten Betrag. Aus 650 € von 1.000 € werden 65 %, aus 480 € von 500 € werden 96 %; genau diese Werte machen sichtbar, wo du kurz vor der Grenze liegst.

Warum die Übersicht mehrere Konten braucht

Wer 3 Konten und 2 Depots nutzt, verteilt den Sparer-Pauschbetrag schnell über mehrere Stellen. Bei insgesamt 1.000 € pauschalem Spielraum kann eine Bank 400 €, die nächste 300 € und ein Depot 300 € nutzen; erst die Summe zeigt, ob du noch innerhalb des Rahmens bleibst. In der Vorlage siehst du deshalb je Zeile den Einzelwert und im Auswertungsblatt die Gesamtsicht.

Captura de tela 3: Aba Anleitung - Planilha Excel freistellungsauftrag übersicht excel — Abbildung 3: Tabellenblatt „Anleitung"

Welche Regeln für Freistellungsaufträge gelten

Der Sparer-Pauschbetrag liegt 2026 bei 1.000 € für Einzelpersonen und 2.000 € für zusammen veranlagte Ehepaare. Auf Kapitalerträge greift danach grundsätzlich die Abgeltungssteuer von 25 % plus Solidaritätszuschlag; mit 1.000 € Freibetrag kann eine Einzelperson zum Beispiel 1.000 € Zinsen oder Dividenden steuerfrei freistellen, darüber wird der Rest steuerpflichtig.

Warum die Verteilung wichtig ist

Wenn du den Auftrag auf 3 Banken aufteilst, musst du die Summe im Blick behalten. Beispiel: 500 € bei der Sparkasse, 300 € bei der Direktbank und 200 € beim Depot ergeben zusammen exakt 1.000 €; ein zusätzlicher Auftrag über 100 € würde den Rahmen sprengen und im Zweifel zu zu viel freigestellter Steuer führen.

Was die Vorlage rechtlich nicht prüft

Die Datei zeigt Beträge und Auslastung, aber sie ersetzt weder die Prüfung der Bankdaten noch die Jahressteuerbescheinigung. Sie hilft dir nur dabei, die Verteilung sauber zu dokumentieren und den Überblick über mehrere Institute zu behalten, was in der Praxis oft mehr wert ist als ein einzelner handschriftlicher Zettel.

Diese Fehler kosten bei Kapitalerträgen schnell Geld

Ein häufiger Fehler ist ein zu hoch angesetzter Auftrag. Wer statt 1.000 € versehentlich 1.200 € freistellt und davon 1.200 € Kapitalerträge erzeugt, riskiert auf 200 € Überhang 25 % Abgeltungssteuer plus Soli; das sind grob 52 € bis 55 € unnötige Steuerlast.

Zu niedrige oder falsche Verteilung

Der zweite Fehler ist das Gegenteil: Der Pauschbetrag wird nicht ausgeschöpft. Wenn du 1.000 € Spielraum hast, aber nur 600 € freistellst, werden 400 € unnötig besteuert; bei 25 % wären das 100 € Steuer, obwohl sie mit korrekter Verteilung vermeidbar gewesen wären.

Warum die Übersicht das sichtbar macht

Die Vorlage zeigt dir pro Institut die Auslastung in Prozent und den Restbetrag in Euro. Bei 480 € Nutzung von 500 € siehst du sofort die 96 % und damit, dass nur noch 20 € Luft bleiben; genau solche Warnwerte verhindern, dass du am Jahresende mit falschen Annahmen arbeitest.

Für die Jahresplanung gehört neben der Auslastung auch das Ergebnis des gesamten Kontos dazu, sodass eine Gewinn-Verlust-Rechnung die Steuerwirkung dieser Restbeträge direkt einordnet.

Mit diesen Stellschrauben hältst du den Überblick

Der größte Hebel ist die saubere Aufteilung nach Konto und Depot. Wenn du 1.000 € auf 4 Institute verteilst, kannst du zum Beispiel 400 €, 300 €, 200 € und 100 € hinterlegen; das ist übersichtlich, solange die Nutzung je Zeile aktuell bleibt.

Aufteilung gegen Nachsteuerung abwägen

Die zweite Stellschraube ist die Reserve. Statt 1.000 € sofort vollständig zu vergeben, kann eine Verteilung von 900 € plus 100 € Reserve sinnvoll sein, wenn du im Laufe des Jahres noch ein neues Depot eröffnest oder Zinsen schwanken; so vermeidest du Umbuchungen und Nachträge.

So nutzt du das Blatt in der Praxis

Ergänze neue Institute sofort mit maskierter IBAN oder Depotnummer.
Prüfe monatlich, ob die Spalte bereits genutzt € noch stimmt.
Markiere Zeilen mit mehr als 90 % Auslastung als kritisch.

Mit 1.000 € Gesamtfreistellung und 910 € Nutzung bleiben nur noch 90 € frei; genau solche Restwerte machen die Entscheidung über weitere Zinsen schnell konkret.

Those remaining 90 € also matter when you want to estimate the tax due on additional interest, so a tax calculation tool makes the next step more concrete.