Wohnung vermieten Kalkulation als Excel Vorlage - Gratis

1. Objekte öffnen: Prüfe zunächst die Beispielzeilen und ersetze sie nur, wenn du deine eigenen Wohnungen eintragen möchtest.
2. Stammdaten erfassen: Trage Objekt-ID, Bezeichnung, Stadt, Wohnfläche, Zimmer, Kaufpreis, Kaufdatum und Vermietungsbeginn in die gelb markierten Eingabefelder ein.
3. Miete eintragen: Erfasse Kaltmiete, Nebenkostenvorauszahlung und Stellplatzmiete getrennt. Die Nebenkostenvorauszahlung fließt nicht in die Renditeberechnung ein.
4. Kosten ergänzen: Gib nicht umlagefähige Kosten, Instandhaltungsrücklage, Verwaltungskosten, Darlehensrate, Zinssatz und Mietausfallrisiko ein.
5. Status auswählen: Wähle in der Spalte Vermietungsstatus zwischen Vermietet, Leerstand und Vorbereitung.
6. Ergebnisse prüfen: Lies Bruttomiete, Gesamtkosten, Cashflow, Jahresnettokaltmiete und Renditen in den automatisch berechneten Spalten ab.
7. Dashboard auswerten: Kontrolliere Gesamtportfolio, Stadtvergleich und Statusverteilung. Überschreibe die grünen Ergebnisfelder nicht.

Der zentrale Rechenschritt beginnt mit der monatlichen Bruttomiete. In der Vorlage ist das die Kaltmiete plus Stellplatzmiete; die Nebenkostenvorauszahlung bleibt außen vor, weil sie grundsätzlich zur Deckung umlagefähiger Betriebskosten dient.

Ein Beispiel mit den Werten aus Berlin

Für das Beispielobjekt WO-001 stehen 1.450,00 € Kaltmiete und 120,00 € Stellplatzmiete in den Eingabefeldern. Die Bruttomiete beträgt daher 1.570,00 € monatlich beziehungsweise 18.840,00 € jährlich.

Die monatlichen Kosten setzen sich aus 145,00 € nicht umlagefähigen Kosten, 120,00 € Instandhaltungsrücklage, 35,00 € Verwaltung und 1.100,00 € Darlehensrate zusammen. Hinzu kommt das Mietausfallrisiko von 2 % der Kaltmiete: 1.450,00 € × 0,02 = 29,00 €. Damit ergeben sich 1.429,00 € Gesamtkosten.

Vom Monatswert zur Rendite

Der Cashflow vor Steuer beträgt 1.570,00 € − 1.429,00 € = 141,00 € monatlich oder 1.692,00 € jährlich. Die Jahresnettokaltmiete beträgt 1.450,00 € × 12 = 17.400,00 €; geteilt durch den Kaufpreis von 365.000,00 € ergibt das eine Bruttomietrendite von rund 4,77 %.

Die Netto-Cashflow-Rendite der Vorlage verwendet den jährlichen Cashflow von 1.692,00 € und den Kaufpreis: 1.692,00 € ÷ 365.000,00 € = rund 0,46 %. Das ist eine Liquiditätskennzahl vor Einkommensteuer, nicht die vollständige Eigenkapitalrendite.

Die Vorlage weist den Cashflow ausdrücklich vor Einkommensteuer aus. Bei Vermietung gehören Einnahmen und abzugsfähige Aufwendungen grundsätzlich in die Einkommensteuererklärung; maßgeblich sind insbesondere die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung nach § 21 EStG.

Nicht jede Zahlung ist steuerlich gleich

Die Kaltmiete von 1.450,00 € monatlich ergibt 17.400,00 € Jahresmiete. Die Nebenkostenvorauszahlung von 260,00 € ist mit 3.120,00 € jährlich kein frei verfügbarer Renditebestandteil; sie wird durch tatsächliche Betriebskosten und die Abrechnung beeinflusst.

Die Darlehensrate von 1.100,00 € besteht nicht vollständig aus steuerlich abziehbaren Zinsen. Bei einem beispielhaften Zinssatz von 3,2 % auf 250.000,00 € Darlehenssaldo wären im ersten Jahr rechnerisch etwa 8.000,00 € Zinsen enthalten; die Tilgung reduziert zwar die Schuld, ist aber keine Werbungskostenposition.

AfA und Anschaffungsnebenkosten

Die AfA nach § 7 EStG betrifft grundsätzlich den Gebäudeanteil, nicht den Grund und Boden. Beträgt der Gebäudeanteil beispielhaft 280.000,00 € und gilt eine lineare AfA von 2 %, wären 5.600,00 € jährlich als Abschreibungsbetrag anzusetzen; der Kaufpreis von 365.000,00 € darf dafür nicht pauschal vollständig abgeschrieben werden.

Beim Kauf fallen außerdem Grunderwerbsteuer von je nach Bundesland 3,5 % bis 6,5 %, Notarkosten von ungefähr 1,5 % und gegebenenfalls Maklerkosten an. Bei 365.000,00 € entsprechen 5 % Grunderwerbsteuer 18.250,00 €; diese Erwerbsnebenkosten gehören in eine vollständige Investitionsrechnung, sind aber in dieser Vorlage nicht als Eingabefelder vorgesehen.

Der teuerste Fehler ist, die Nebenkostenvorauszahlung als eigene Renditeeinnahme zu behandeln. Bei 260,00 € monatlich wären das 3.120,00 € im Jahr; bei drei Wohnungen entstünden scheinbar 9.360,00 € zusätzliche Einnahmen, obwohl dieser Betrag im Regelfall für Betriebskosten vereinnahmt und wieder ausgegeben wird.

Rücklage und Leerstand nicht ausblenden

Wer monatlich 120,00 € Instandhaltungsrücklage nicht einplant, überschätzt den Cashflow des Berliner Beispiels um 1.440,00 € jährlich. Aus dem ausgewiesenen Jahres-Cashflow von 1.692,00 € würde rechnerisch nur 252,00 €, wenn die Rücklage bislang vergessen worden wäre.

Ein zweiter Fehler ist die reine Betrachtung der Kaltmiete. Bei 17.400,00 € Jahresnettokaltmiete und 365.000,00 € Kaufpreis sieht die Bruttomietrendite von 4,77 % zunächst ordentlich aus; nach 1.692,00 € jährlichem Cashflow vor Steuer verbleiben jedoch nur 0,46 % bezogen auf den Kaufpreis.

Kaufpreis nicht mit Gesamtinvestition verwechseln

Wer ausschließlich den Kaufpreis verwendet, lässt Erwerbsnebenkosten außen vor. Bei 365.000,00 € Kaufpreis und beispielhaft 5 % Grunderwerbsteuer plus 1,5 % Notarkosten sind allein diese beiden Positionen 23.725,00 €; die tatsächliche Kapitalbindung liegt also mindestens bei 388.725,00 €, noch ohne Makler und Finanzierungskosten.

Die Vorlage macht diese Fehler sichtbar, ersetzt aber keine Erweiterung um Eigenkapital, Darlehenssaldo, Tilgungsplan oder Sanierungsbudgets. Nutze die Kennzahl Wirtschaftlichkeit deshalb als Warnsignal: Ein positiver Cashflow bedeutet nicht automatisch, dass Kaufpreis, Risiko und Steuern angemessen sind.

Bei vermieteten Wohnungen wirkt die Miete direkt auf den Cashflow, aber jede Erhöhung muss zur ortsüblichen Vergleichsmiete, zum Mietvertrag und zu den gesetzlichen Grenzen passen. In der Spalte Kaltmiete monatlich kannst du ein zulässiges Szenario rechnen, ohne die Nebenkostenvorauszahlung künstlich zu erhöhen.

Sparsame Kostenannahmen sind keine Optimierung

• Steigt die Kaltmiete im Berliner Beispiel von 1.450,00 € auf 1.550,00 €, erhöht sich die Bruttomiete um 100,00 € monatlich. Bei einem Mietausfallrisiko von 2 % kommen netto etwa 98,00 € Cashflow hinzu; der Monatsüberschuss steigt von 141,00 € auf ungefähr 239,00 €.
• Sinkt die Darlehensrate durch eine günstigere Finanzierung von 1.100,00 € auf 1.000,00 €, steigt der Cashflow ebenfalls um 100,00 € monatlich. Das sind 1.200,00 € jährlich, allerdings können längere Laufzeit oder höhere Restschuld die Gesamtkosten erhöhen.
• Wird die Rücklage von 120,00 € auf 160,00 € angehoben, sinkt der Cashflow um 40,00 € monatlich. Das ist kein schlechteres Investment, sondern eine realistischere Planung für Reparaturen.

So prüfst du Szenarien in der Datei

Trage jeweils nur eine Variante in den gelben Eingabefeldern des Tabellenblatts Objekte ein und notiere den ursprünglichen Wert außerhalb der Datei. Vergleiche danach Cashflow, Bruttomietrendite und Netto-Cashflow-Rendite; das Dashboard zeigt die Auswirkungen im Portfolio.

Für die Praxis ist eine realistische Rücklage sinnvoller als eine zu hohe Rendite auf dem Papier. Bei einer Wohnung für 365.000,00 € sollte eine Veränderung von 100,00 € Monatsmiete nicht isoliert betrachtet werden, sondern zusammen mit Leerstand, Instandhaltung, Finanzierung und steuerlichem Ergebnis.