Vermögenswirksame Leistungen: kostenlose Excel Vorlage - Gratis

1. Schritt 1 — Öffne das Blatt VL-Verwaltung und trage pro Vertrag die Personalnummer, den Namen, Abteilung, Standort und das Eintrittsdatum ein. Gelb markierte Felder sind für Eingaben vorgesehen.
2. Schritt 2 — Ergänze Anbieter, Anlageart, Vertragsnummer, Vertragsbeginn und Vertragsende anhand der Vertragsunterlagen. Wähle bei der Anlageart eine der drei vorhandenen Optionen.
3. Schritt 3 — Erfasse den gesamten monatlichen VL-Betrag sowie Arbeitgeber- und Eigenanteil als Eurobeträge. Bei 40,00 € Gesamtbetrag müssen Arbeitgeber- und Eigenanteil zusammen 40,00 € ergeben.
4. Schritt 4 — Setze den Vertragsstatus auf Aktiv, Ruhend oder Beendet. Die automatische Jahresberechnung berücksichtigt den Arbeitgeberanteil nur bei Aktiv.
5. Schritt 5 — Öffne Auswertung und prüfe die Kennzahlen. Dort siehst du unter anderem den monatlichen Arbeitgeberaufwand, den Jahresaufwand und die Verteilung nach Anlageart.
6. Schritt 6 — Trage in den bearbeitbaren Annahmen für jede Anlageart einen fachlich geprüften Fördersatz und eine jährliche Fördergrenze ein. Die Datei verwendet diese Werte anschließend für die Schätzung.
7. Schritt 7 — Lies vor der Abrechnung das Blatt Hinweise und gleiche Vertragsstatus, Laufzeiten, Datenschutz und Förderparameter mit deinen Unterlagen ab.

Die zentrale Rechnung beginnt mit dem monatlichen Arbeitgeberanteil. Bei einem aktiven Vertrag mit 26,59 € Arbeitgeberanteil ergeben sich 26,59 € × 12 = 319,08 € Jahresaufwand; bei einem ruhenden Vertrag ergibt die Hochrechnung 0,00 €, selbst wenn ein alter Betrag eingetragen bleibt.

Vom Monatsbetrag zur Jahressumme

Angenommen, drei aktive Verträge enthalten Arbeitgeberanteile von 26,59 €, 40,00 € und 13,29 €. Der monatliche Arbeitgeberaufwand beträgt dann 79,88 €, die Hochrechnung im Blatt Auswertung 958,56 € pro Jahr. Der Gesamtbetrag der Anlage kann höher sein: Beim ersten Vertrag kommen 13,41 € Eigenanteil hinzu, sodass monatlich 40,00 € angelegt werden.

Das Tabellenblatt VL-Verwaltung (Abbildung 1) führt diese Werte in den Spalten K bis R zusammen. N zeigt den Jahresbetrag Arbeitgeber, P die Förderfähigkeit, Q den hinterlegten Fördersatz und R die geschätzte Sparzulage.

Fördergrenze und Fördersatz wirken getrennt

Die Schätzung verwendet den kleineren Wert aus Jahresarbeitgeberbetrag und Fördergrenze und multipliziert ihn mit dem Fördersatz. Bei 319,08 € Jahresbetrag, 20 % Fördersatz und 400,00 € Fördergrenze wären es 319,08 € × 20 % = 63,82 €; bei 2.000,00 € Jahresbetrag und derselben Grenze wären es höchstens 80,00 €.

Die Parameter stehen in Auswertung im Bereich A18:C22 und sind zunächst mit 0,00 vorbelegt. Das ist sachlich sinnvoll, weil die Datei keine Einkommenserklärung, Vertragsprüfung oder automatische Rechtsprüfung vornimmt.

Vermögenswirksame Leistungen sind arbeitgeberfinanzierte oder teilweise arbeitgeberfinanzierte Sparbeiträge. Der Anspruch kann sich aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung ergeben; die Excel-Datei dokumentiert den Vertrag, entscheidet aber nicht, ob ein Anspruch besteht.

Arbeitnehmer-Sparzulage nicht pauschal ansetzen

Für die Arbeitnehmer-Sparzulage gelten je nach Anlageart unterschiedliche Förderbedingungen. Für viele Fälle werden bei Fondsanlagen 20 % bis zu einem geförderten Jahresbetrag von 400,00 € und bei wohnungswirtschaftlichen Anlagen 9 % bis zu 470,00 € genannt; zusätzlich ist die Einkommensgrenze maßgeblich. Die Prüfung muss sich auf die Einkommensteuerdaten und den konkreten Vertrag beziehen, nicht allein auf den Monatsbetrag.

Ein Fondsbeitrag von 40,00 € monatlich ergibt 480,00 € im Jahr. Bei einer Fördergrenze von 400,00 € und 20 % wären rechnerisch 80,00 € möglich; bei einem Bausparvertrag und 9 % auf 470,00 € wären es 42,30 €. Diese Werte sind Beispiele und werden nicht automatisch als gesetzliche Werte in der Datei gesetzt.

Lohnabrechnung und Datenschutz

Der Arbeitgeberanteil gehört in die laufende Entgeltabrechnung und muss nach den betrieblichen Unterlagen verarbeitet werden. Personalnummer, Vertragsnummer und Anlagevertrag sind personenbezogene Daten; nach Art. 5 und Art. 32 DSGVO müssen Zweckbindung, Zugriffsschutz und sichere Speicherung eingehalten werden.

Abbildung 2 zeigt im Blatt Auswertung die Kennzahlen und die bearbeitbaren Förderannahmen. Abbildung 3, das Blatt Hinweise, weist ausdrücklich auf Datenschutz und fachliche Prüfung hin; die Datei übermittelt keine Daten an das Finanzamt und erzeugt keine Lohnsteueranmeldung.

Der teuerste Fehler ist ein falscher Vertragsstatus. Bleibt ein beendeter Vertrag auf Aktiv, wird ein Arbeitgeberanteil von 40,00 € mit 480,00 € Jahresaufwand hochgerechnet; bei sechs Monaten ohne tatsächliche Zahlung kann die Abweichung 240,00 € betragen.

Eigenanteil und Arbeitgeberanteil verwechselt

Bei einem Gesamtbetrag von 40,00 € sind 26,59 € Arbeitgeberanteil und 13,41 € Eigenanteil zwei unterschiedliche Größen. Wer den Gesamtbetrag versehentlich als Arbeitgeberanteil erfasst, weist 480,00 € statt 319,08 € Jahresaufwand aus und überschätzt den Arbeitgeberaufwand um 160,92 €.

Förderung aus dem Monatsbetrag ableiten

Ein hoher VL-Betrag bedeutet nicht automatisch eine hohe Sparzulage. Bei 100,00 € monatlich entstehen 1.200,00 € im Jahr; bei einer angenommenen Fördergrenze von 400,00 € und 20 % beträgt die Rechengröße trotzdem höchstens 80,00 €. Außerdem kann die persönliche Einkommensgrenze die Förderung ausschließen.

Laufzeiten nicht kontrollieren

Ein Vertrag mit Beginn 15.03.2026 und Ende 31.12.2026 ist nicht automatisch zwölf Monate aktiv. Die Datei rechnet jedoch bei Status Aktiv den eingetragenen Monatsbetrag pauschal mit zwölf hoch; deshalb müssen Vertragsbeginn, Vertragsende und Status vor der Abrechnung geprüft werden.

Die Spalten S und die Hinweise helfen bei der Dokumentation, ersetzen aber keine Belegprüfung. Besonders bei mehreren Standorten sollte jede Personalnummer eindeutig sein, weil die Auswertung die Datensätze nicht nach Vertragsnummer validiert.

Die wichtigste Stellschraube ist die Datenqualität, nicht ein komplexeres Rechenmodell. Wenn zehn aktive Verträge jeweils mit 40,00 € Arbeitgeberanteil statt mit 26,59 € erfasst werden, steigt der angezeigte Jahresaufwand von 3.190,80 € auf 4.800,00 € — eine Differenz von 1.609,20 €.

Beiträge korrekt aufteilen

Trage Gesamtbetrag, Arbeitgeberanteil und Eigenanteil getrennt ein. Bei 50,00 € Gesamtbetrag und 30,00 € Arbeitgeberanteil gehören 20,00 € in den Eigenanteil; so bleibt der Arbeitgeberaufwand mit 360,00 € pro Jahr nachvollziehbar.

• Nutze den Status Aktiv nur für tatsächlich laufende Zahlungen.
• Übernimm Vertragsnummer und Laufzeit direkt aus den Unterlagen.
• Vermerke Unklarheiten in der Spalte Bemerkung, statt Beträge zu schätzen.

Förderannahmen kontrolliert pflegen

Die Förderparameter im Blatt Auswertung sollten getrennt nach Anlageart gepflegt werden. Bei 40,00 € monatlich und 20 % auf maximal 400,00 € ergibt sich eine Schätzung von 80,00 €; bei 9 % und 470,00 € sind es 42,30 €. Ändert sich eine geprüfte Annahme, aktualisieren sich die Auswertungswerte aus den Eingaben.

Für die operative Kontrolle ist die Auswertung nach Anlageart hilfreicher als ein einziger Gesamtwert. Abbildung 2 zeigt dafür die beiden Diagramme; sie machen beispielsweise sichtbar, ob 20 Bausparverträge oder nur 5 Fondsverträge den größeren Jahresaufwand verursachen.