Mietkalkulation: kostenlose Excel Vorlage

1. Trage auf dem Blatt Mietkalkulation jede Wohnung mit Objekt-ID, Adresse, Fläche, Miete und Nebenkosten ein. Bei einer 74,5 m²-Wohnung mit 1.120,00 € Kaltmiete startest du mit den Ist-Werten.
2. Prüfe die Kostenblöcke für Nebenkosten, Heizkosten und sonstige Kosten. Die Vorlage addiert daraus die Gesamtmiete brutto pro Monat.
3. Ergänze die Leerstandsquote. Bei 3,0 % auf 1.340,00 € Kaltmiete sinkt der rechnerische Jahresertrag um 482,40 €.
4. Nutze den Mietstatus, um vermietete, freie oder in Prüfung befindliche Objekte sauber zu trennen. Das verhindert, dass freie Einheiten in der Jahresplanung zu optimistisch gerechnet werden.
5. Wechsle auf die Objektübersicht und vergleiche mehrere Einheiten nebeneinander. So siehst du, welches Objekt pro Quadratmeter die beste Bruttomiete liefert.
6. Lies in der Anleitung die Logik der Eingabefelder und passe die Werte auf deinen Bestand an. Danach kannst du die Zahlen für deine eigene Kalkulation fortschreiben.

Die Kalkulation folgt einer einfachen Logik: Kaltmiete plus Nebenkosten, Heizkosten und sonstige Kosten ergeben die Gesamtmiete brutto pro Monat. Bei 1.120,00 € Kaltmiete, 220,00 € Nebenkosten, 85,00 € Heizkosten und 15,00 € sonstigen Kosten liegen so 1.440,00 € Monatsmiete brutto vor.

Die Vorlage bildet daraus die Jahresmiete brutto, also 1.440,00 € mal 12 = 17.280,00 €. Wenn du zusätzlich eine Leerstandsquote von 2,0 % ansetzt, reduziert sich der rechnerische Jahresertrag auf 16.934,40 €; der Minderertrag beträgt 345,60 €.

Warum die Trennung der Kosten wichtig ist

Für die Praxis ist die Trennung von Kaltmiete und umlagefähigen Kosten entscheidend. Zwei Wohnungen können beide 1.440,00 € brutto bringen, aber bei 1.200,00 € Kaltmiete und 240,00 € Nebenkosten bleibt die eigentliche Mietbasis deutlich schwächer als bei 1.320,00 € Kaltmiete und 120,00 € Nebenkosten.

Was du mit der Objektübersicht vergleichen kannst

Auf dem Blatt Objektübersicht siehst du die Einheiten nebeneinander und kannst die Werte nach Quadratmeter, Miete und Status vergleichen. Das ist nützlich, wenn du bei drei Wohnungen mit 52,0 m², 74,5 m² und 88,0 m² prüfen willst, welches Objekt den höheren Euro-Ertrag je Fläche liefert.

Bei Mieterhöhungen zählt im deutschen Mietrecht nicht nur die Mathematik, sondern auch der rechtliche Rahmen nach BGB. Im Alltag heißt das: Eine Kaution in Höhe von drei Monatskaltmieten ist bei 1.120,00 € Kaltmiete rechnerisch 3.360,00 €, und genau diesen Betrag solltest du in der Kalkulation getrennt ausweisen.

Die Vorlage hilft dir, den Ausgangswert vor einer Anpassung festzuhalten. Wenn eine Wohnung von 1.090,00 € auf 1.160,00 € Kaltmiete steigt, ergibt das 70,00 € mehr pro Monat oder 840,00 € im Jahr; bei 12 vermieteten Monaten ist das eine klare Größenordnung.

Steuerlich relevant wird es bei den Einnahmen

Für private Vermieter sind die Mieteinnahmen regelmäßig in der ESt zu berücksichtigen. Bei 17.280,00 € Jahresmiete brutto aus einem Objekt und 3 Wohnungen im Bestand liegen schnell 50.000,00 € und mehr im Jahr vor, sodass du die Zahlen in der Steuererklärung sauber belegen musst.

Warum die Vorlage kein Ersatz für die Steuererklärung ist

Die Datei zeigt dir den Ertrag auf Objektebene, aber sie trennt nicht automatisch Werbungskosten, AfA oder Finanzierungskosten. Wenn du 4.800,00 € Zinsen und 2.400,00 € laufende Instandhaltung hast, musst du diese Positionen für die steuerliche Gewinnermittlung separat führen.

Der teuerste Fehler ist, die Leerstandsquote zu ignorieren. Wer bei 1.440,00 € Monatsmiete brutto einfach 12 Monate rechnet, kommt auf 17.280,00 €; mit 3,0 % Leerstand sinkt der realistische Wert auf 16.761,60 €, also 518,40 € weniger.

Zweiter Fehler: Nebenkosten mit echter Marge verwechseln

Wenn du 220,00 € Nebenkosten als Gewinn mitzählst, überschätzt du die Wirtschaftlichkeit massiv. In einem Bestand mit 10 Wohnungen wären das rechnerisch 26.400,00 € pro Jahr, die aber bei der Vermietung oft nur durchlaufende Posten sind.

Dritter Fehler: Objektvergleich nur nach Kaltmiete

Eine Wohnung mit 1.340,00 € Kaltmiete und 260,00 € Nebenkosten wirkt stärker als eine mit 1.200,00 € Kaltmiete und 120,00 € Nebenkosten. In der Gesamtmiete brutto liegen beide bei 1.600,00 € und 1.320,00 €; für deine Kalkulation ist die Differenz von 280,00 € pro Monat aber nur dann richtig einzuordnen, wenn du Fläche, Status und Kosten getrennt siehst.

Die gleiche Trennung brauchst du auch bei konkreten Sparzielen, damit Monatsbeträge nicht mit echten Fortschritten verwechselt werden.

Der größte Hebel ist oft nicht die Kaltmiete allein, sondern die Kombination aus Leerstand, Kosten und Mietanpassung. Wenn du bei einem Objekt 2,0 % Leerstand auf 17.280,00 € Jahresmiete verhinderst, sicherst du 345,60 € pro Jahr; bei 5 Objekten sind das 1.728,00 €.

Hebel 1: Miete je Quadratmeter

Eine Steigerung von 1.120,00 € auf 1.170,00 € Kaltmiete bringt 50,00 € im Monat oder 600,00 € im Jahr. In der Vorlage trägst du dafür den neuen Monatswert ein und vergleichst ihn direkt mit der vorherigen Zahl in der Objektübersicht.

Hebel 2: Leerstandsquote senken

Wenn du die Quote von 3,0 % auf 1,0 % drückst, steigt der reale Jahresertrag bei 1.340,00 € Monatsmiete brutto um 321,60 €. Das ist oft mehr wert als eine kleine Mieterhöhung, wenn die Wohnung schnell neu vermietet werden kann.

• Trage den Ist-Wert ein, wenn die Wohnung bereits vermietet ist.
• Nutze den Status für freie Einheiten, damit du nicht mit Vollbelegung planst.
• Prüfe pro Objekt, ob die Kaution und die Monatsmiete plausibel zueinander passen.